Privatlivs- & Cookiepolitik

bollwerk drives af:

E-mail: hej@bollwerk.dk
Telefon: +45 3177 4704

Joakim Lykke er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger beskrevet i denne politik.

Spørgsmål om personoplysninger og anmodninger om dine rettigheder kan sendes til dpo@bollwerk.dk. Adressen er vores kontaktpunkt for databeskyttelse.

Selvom bollwerk kun indgår erhvervsaftaler, gælder denne politik for alle personer, hvis oplysninger vi behandler, herunder besøgende, kontaktpersoner og indehavere af enkeltmandsvirksomheder.

Når du skriver eller ringer til os, behandler vi de oplysninger, du giver os. Det kan være navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhed og oplysninger om din henvendelse eller dit projekt.

Formålet er at besvare henvendelsen, afklare dine behov og eventuelt udarbejde et tilbud.

Grundlaget er som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at besvare relevante henvendelser og administrere forretningsrelationer.

Hvis henvendelsen vedrører en aftale med dig personligt som erhvervsdrivende, kan grundlaget være artikel 6, stk. 1, litra b, om foranstaltninger før indgåelse af en aftale.

Undlad at sende følsomme personoplysninger eller fortrolige oplysninger, som ikke er nødvendige for henvendelsen.

Prisberegner, tilbudsforespørgsel og PDF:

På prissiden kan du sammensætte en beregning og sende en tilbudsforespørgsel. Ved en forespørgsel behandler vi virksomhedsnavn, kontaktperson, e-mailadresse, telefonnummer og eventuelt hjemmeside, ønsket tidspunkt samt din beskrivelse af virksomheden og projektet. Oplysningerne bruges alene til at besvare forespørgslen og udarbejde et tilbud.

Forespørgslen og beregningen sendes som e-mail til hej@bollwerk.dk, og du får en bekræftelse med oplysningerne og beregningen som PDF. Afsendelsen sker gennem e-mailleverandøren Brevo. Vi bruger ikke din adresse som afsender, og svar på vores mails går til bollwerk.

Du kan også hente beregningen som PDF eller få den sendt til din e-mailadresse uden at sende en forespørgsel. Ved en ren PDF-bestilling gemmer vi kun den nødvendige oplysning om e-mailadressen og om leveringen. PDF-filerne gemmes ikke hos bollwerk: de bygges ved behov og udleveres eller sendes direkte.

Du kan i samme panel tilvælge, at bollwerk må kontakte dig om netop denne beregning. Vi registrerer da, hvornår ønsket blev givet, og den ordlyd du accepterede, sammen med virksomhedsnavn og eventuelt telefonnummer, og bollwerk får besked. Der oprettes ikke et nyhedsbrev eller en markedsføringsliste.

Tilvælger du ikke kontakt, sender vi kun PDF'en, og der oprettes ikke en opgave om at kontakte dig.

Oplysningerne er adgangsbegrænsede og kan alene ses af bollwerk. Der er indbygget beskyttelse mod automatisk misbrug, gentagne klik og gentagne forespørgsler.

Vi behandler nødvendige kontakt-, aftale-, projekt- og faktureringsoplysninger for at indgå aftaler, levere ydelser, administrere samarbejdet og håndtere betaling.

Oplysningerne kan omfatte navn, virksomhed, adresse, CVR-nummer, e-mail, telefonnummer, korrespondance og relevant projektmateriale.

Når du selv er aftalepart som erhvervsdrivende, er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra b.

For kontaktpersoner hos virksomheder og organisationer er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at gennemføre og administrere samarbejdet.

Lovpligtig bogføring og anden nødvendig overholdelse af lovkrav sker efter artikel 6, stk. 1, litra c.

Hvis nødvendige oplysninger ikke gives, kan vi være ude af stand til at udarbejde tilbud eller levere den ønskede ydelse.

Ved hosting, support og projektarbejde kan vi få adgang til oplysninger, som kunden er dataansvarlig for.

Når vi fungerer som databehandler, behandler vi oplysninger efter kundens dokumenterede instruks og en databehandleraftale.

Denne politik beskriver vores egen behandling som dataansvarlig. Spørgsmål om oplysninger, vi alene behandler på en kundes vegne, skal som udgangspunkt rettes til kunden.

Vi planlægger at tilbyde nyhedsbreve via Base44 og Brevo. Før tilmelding åbnes, opdaterer vi denne politik med oplysninger om den konkrete behandling, eventuel måling af åbninger og klik samt opbevaring og relevante leverandørforhold.

Vi kan vise udført arbejde som reference og beskrive vores samarbejde med kunder.

Hvis en reference indeholder personoplysninger, vurderer vi behandlingsgrundlaget konkret. En virksomheds accept af referencebrug er ikke i sig selv samtykke fra alle personer, som kan optræde i materialet.

Vi offentliggør ikke følsomme personoplysninger eller fortroligt kundemateriale som del af en almindelig case.

Relevante personer informeres om behandlingen og deres rettigheder. Hvor behandlingen bygger på samtykke, kan det trækkes tilbage. Hvor den bygger på legitime interesser, kan personen gøre indsigelse.

Ved besøg på hjemmesiden behandler vi og vores leverandører nødvendige tekniske oplysninger for at levere og beskytte tjenesten. Det kan eksempelvis være IP-adresse, tidspunkt, browseroplysninger og tekniske fejl.

Besøgsstatistik - fravalgt i opsætningen:

Hjemmesiden er bygget på Base44-platformen. Platformen har en indbygget, valgfri besøgsstatistik, der er aktiveret som standard. Ifølge Base44's officielle dokumentation registrerer den besøgende, unikke besøgende, besøgslængde, henvisende kilde, lokation, styresystem og enhed samt egne events. Kilde: docs.base44.com/documentation/performance-and-seo/app-analytics.

bollwerk har deaktiveret Base44-platformens valgfrie besøgsstatistik. Fravalget er gennemført i hjemmesidens opsætning og indgår i den publicerede version.

Ved en kontrol af den publicerede hjemmeside i en almindelig browser uden login blev der ikke observeret forespørgsler til platformens statistik-endpoint. Statistikmodulet er derfor ikke aktivt, og registreringen af besøgende, unikke besøgende, besøgslængde, henvisende kilde, lokation, styresystem og enhed samt af egne events via modulet er slået fra.

Registrering, der fortsætter uafhængigt:

Fravalget omfatter alene den valgfrie besøgsstatistik. Ifølge Base44's dokumentation fortsætter følgende registrering, fordi den ligger uden for dette modul:

• Sidevisningsregistrering, der kører separat på platformen. Ved indlæsning af hjemmesiden og ved navigation mellem sider registreres den besøgte side. Registreringen sker uafhængigt af, om du er logget ind, og den indeholder kun sidens navn, ikke oplysninger du har indtastet.
• Login-events for brugere, der logger ind på løsningen.
• Trafik fra AI-crawlere og andre tekniske forespørgsler.
• Nødvendige tekniske drifts- og sikkerhedsdata hos platform og hosting, eksempelvis IP-adresse, tidspunkt, browseroplysninger og tekniske fejl.

Fravalget ændrer ikke grundlaget for den registrering, der fortsætter, og afklarer ikke i sig selv behovet for samtykke til andre teknologier.

Billeder og skrifttyper:

Billeder og skrifttyper er en del af hjemmesidens egne filer og indlæses fra den samme løsning som hjemmesiden. Der sendes derfor ikke forespørgsler til Simply.com eller andre tredjeparter for at vise dem.

Grundlaget for nødvendig drift og sikkerhed er artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at drive en fungerende og sikker hjemmeside.

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger og begrænser adgangen til personer og leverandører med et relevant behov.

Cookies og lignende teknologier kan gemme eller tilgå oplysninger på din enhed.

Hjemmesiden anvender følgende:

• Base44-platformen gemmer en adgangstoken i localStorage for brugere, der logger ind. For uloggede besøgende oprettes ingen token.
• Skrifttypen Manrope er selv-hostet sammen med hjemmesidens egne statiske filer og indlæses ikke fra eksterne tjenester.
• Platformens klient gemmer en anonym identifikator i localStorage under navnet base44_analytics_session_id. Identifikatoren knyttes til forespørgsler fra hjemmesiden, der ikke er knyttet til en brugerkonto, og den oprettes uafhængigt af, om besøgsstatistikken er slået til. Fravalget af besøgsstatistik stopper derfor ikke oprettelsen af identifikatoren. Du kan slette den via browserens indstillinger.

Der er ikke fundet tredjeparts-sporingscookies på hjemmesiden. Det udelukker ikke, at platformen eller leverandører kan behandle nødvendige tekniske data.

Teknisk nødvendige teknologier kan bruges uden samtykke, når betingelserne for undtagelsen er opfyldt.

Valgfrie statistik- og markedsføringsteknologier, der kræver samtykke, må først aktiveres efter et gyldigt samtykke. Hvis personoplysninger behandles på baggrund af samtykket, er grundlaget artikel 6, stk. 1, litra a.

Fortsat brug af hjemmesiden er ikke samtykke.

Hvis hjemmesiden anvender samtykkekrævende teknologier, skal du kunne afvise dem og senere ændre eller trække samtykket tilbage via en lettilgængelig funktion til cookieindstillinger.

Du kan også slette eller blokere cookies i din browser. Dette erstatter ikke hjemmesidens mulighed for at tilbagekalde samtykke.

Vi bruger eksterne tjenester til relevante dele af drift og administration, herunder:

• Simply.com til e-mail og hosting.
• Visma Dinero til fakturering og bogføring.
• Base44 til CRM og administration af kundeoplysninger.
• Base44 til den nye hjemmeside. Platformens valgfrie besøgsstatistik er fravalgt, jf. afsnit 7.

Podio afvikles. Vi er ved at flytte CRM og administration af kundeoplysninger til Base44. Indtil afviklingen er afsluttet, kan personoplysninger fortsat blive behandlet hos Podio. Denne politik opdateres, når afviklingen er gennemført.

Brevo anvendes til at sende mails om tilbudsforespørgsler og prisberegninger, jf. afsnit 2. Nyhedsbreve gennem Base44 og Brevo er planlagt, men endnu ikke taget i brug.

Den konkrete behandling afhænger af, hvilke tjenester der anvendes til opgaven. Oplysninger begrænses til det nødvendige.

Leverandører kan være databehandlere, selvstændigt dataansvarlige eller have forskellige roller for forskellige behandlinger.

Når en leverandør behandler personoplysninger på vores vegne, skal der foreligge en databehandleraftale. Følgende leverandører tilbyder databehandleraftaler:

• Simply.com (team.blue Denmark A/S) - servere og data placeret i Danmark.
• Visma Dinero ApS - databehandleraftale tilgængelig via Dineros sikkerhedsside.
• Base44 - databehandleraftale tilgængelig via base44.com/dpa.
• Brevo - databehandleraftale indgået via Brevos servicevilkår.

Nødvendige oplysninger kan også deles med rådgivere og myndigheder, når der er et lovligt grundlag.

Oplysninger kan blive opbevaret eller tilgået uden for EU/EØS, når vi bruger eksterne tjenester.

Ud fra offentligt tilgængelig dokumentation gælder følgende:

• Simply.com: Servere angives placeret i Danmark. Serverplacering alene udelukker ikke fjernadgang eller underdatabehandlere i tredjelande.
• Visma Dinero: Underdatabehandlere i Danmark, Holland og Tyskland ifølge offentlig dokumentation.
• Podio (Citrix): Afvikles, se afsnit 9. Indtil afviklingen er afsluttet, kan overførsel uden for EU/EØS forekomme, da Citrix har enheder og underdatabehandlere i blandt andet USA.
• Base44: Underdatabehandlere kan være placeret uden for EU/EØS - overførsel uden for EU/EØS kan forekomme.
• Brevo: Hosting i Frankrig, men gruppeselskaber i USA og Indien. Brevo anvendes til afsendelse af mails om tilbudsforespørgsler og prisberegninger, og overførsel uden for EU/EØS kan derfor forekomme.

Eventuelle overførsler skal have et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan eksempelvis være en relevant tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser kombineret med nødvendige supplerende foranstaltninger. Brevo angiver blandt andet EU-US Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser for overførsler til USA.

Kontakt dpo@bollwerk.dk ved spørgsmål om overførsler.

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere end nødvendigt til formålet.

Vi arbejder efter følgende udgangspunkter for opbevaring og sletning:

Henvendelser uden kundeforhold:

Almindelige henvendelser, der ikke fører til et kundeforhold, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter seneste relevante kontakt.

Prisberegninger og PDF-bestillinger:

En tilbudsforespørgsel fra prisberegneren behandles som en almindelig henvendelse og følger samme udgangspunkt. Ved en ren PDF-bestilling gemmes kun den nødvendige leveringsoplysning. Den slettes efter en periode, som vi fastsætter og gennemgår sammen med de øvrige slettebehov. Der er endnu ikke sat en automatisk sletning i gang for disse oplysninger.

Kunde- og projektmateriale:

Kontaktoplysninger og materiale, der alene er nødvendige for det aktive projekt, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter projektets afslutning, medmindre et fortsat samarbejde eller en konkret forpligtelse nødvendiggør opbevaring.

Aftaler, godkendelser og nødvendig dokumentation for leverancer og rettigheder opbevares som udgangspunkt i op til tre år efter aftalens ophør. Længere opbevaring kræver et konkret, dokumenteret behov, eksempelvis en verserende tvist eller en fortsat rettighed.

Regnskabsmateriale:

Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.

Nyhedsbreve:

Oplysninger anvendes indtil afmelding eller ophør af nyhedsbrevet. Efter afmelding fjernes oplysningerne fra den aktive udsendelsesliste uden unødigt ophold.

Nødvendig dokumentation for markedsføringssamtykke og anvendelsen af det opbevares som udgangspunkt i to år efter sidste markedsføringshenvendelse. En minimal fravalgsregistrering kan opbevares, så længe det er nødvendigt for at forhindre nye uønskede udsendelser.

Tekniske logs:

Tekniske drifts- og adgangslogs opbevares efter de relevante systemers og leverandørers opbevaringsperioder.

Relevante oplysninger kan udskilles og opbevares længere ved konkrete sikkerhedshændelser, indtil nødvendig undersøgelse og opfølgning er afsluttet.

Backups:

Slettede oplysninger kan fortsat forekomme i sikkerhedskopier, indtil disse udfases efter den relevante backupordning.

Backups bruges alene til gendannelse og beskyttes mod almindelig adgang. Ved gendannelse skal tidligere sletninger genanvendes.

For webhotel og e-mail hos Simply.com tages daglig backup, som ifølge leverandørens sikringsbilag som udgangspunkt opbevares i 30 dage. Backupdata spejles mellem to fysisk uafhængige lokationer i Danmark.

Undtagelser:

Oplysninger kan opbevares længere, når det er nødvendigt for en retlig forpligtelse eller et konkret retskrav. Behovet dokumenteres og revurderes.

Slettebehov gennemgås mindst hvert kvartal. Gennemgangen omfatter relevante mailmapper, CRM-systemer, projektmapper og leverandører.

Oplysninger, som vi behandler som databehandler på kundens vegne, slettes eller returneres efter kundens instruks og databehandleraftalen. Denne interne politik tilsidesætter ikke kundens instruks.

Afhængigt af behandlingen og de lovbestemte betingelser kan du have ret til:

• Indsigt i dine oplysninger.
• Berigtigelse af urigtige oplysninger.
• Sletning.
• Begrænsning af behandling.
• Indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
• Dataportabilitet.
• Tilbagetrækning af samtykke.

Du kan altid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring.

Skriv til dpo@bollwerk.dk for at bruge dine rettigheder. Vi besvarer som udgangspunkt din henvendelse inden for en måned. Hvis vi har rimelig tvivl om din identitet, kan vi bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte den.

Du kan kontakte os, hvis du er utilfreds med behandlingen af dine oplysninger.

Du kan også klage direkte til Datatilsynet. Du behøver ikke kontakte os først.

Læs mere på https://www.datatilsynet.dk/.

Vi opdaterer politikken, når vores behandling eller relevante regler ændrer sig.

Ved væsentlige ændringer giver vi særskilt information, når det er nødvendigt.